Initialement, le calendrier de la mise en place de Qualiopi a été modifié et reporté d’une année. Le cas n’a pas été négatif pour les organismes déjà engagés dans la démarche Qualiopi mais les a favorisés. Des aménagements conséquents susceptibles de renforcer les organismes de formation prêts pour l’audit ont été par la suite accordés légalement.
La période de confinement liée au Covid-19 a stoppé les démarches Qualiopi engagées, enpêchant ainsi par conséquence, le déroulement normal des audits. Des mesures conséquentes ont été prises pour rattraper le retard et porter assistance aux organismes de formation déjà certifiés ou en cours de processus.
Les raisons de la certification Qualiopi avant 1er janvier 2022
La date limite exigée à Qualiopi pour pouvoir bénéficier de financements publics et paritaires a été reportée d’une année ou plus clairement au 1er janvier 2022.
Jusqu’à cette date, le référencement au DataDock reste nécessaire pour bénéficier des financements des Opérateurs de compétences (Opco) principalement.
Après cette date, la certification Qualiopi permettra une prise en charge de vos formations par les Opco. Les financements mutualisés correspondent aux financements paritaires gérés par l’Opco. On sous-entend par cette clarification, la formation pour les entreprises de moins de 50 salariés, apprentissage et projets de formation de branche professionnelle ainsi qu’aux versements volontaires des entreprises confiant entièrement ou partiellement leur plan de développement des compétences.
A ce stade, la certification Qualiopi sera également exigée pour être enregistrée comme organisme de formation sur la plate-forme Moncompteformation.fr géré par la Caisse des dépôts et consignations. Qualiopi pour éagelement bénéficier des financements de l’État, des Régions, de Pôle Emploi et de l’Agefiph.
Les grandes nouveautés de l’été liées à la situation du Covid 19
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Les nouveautés liées aux conséquences de la Covid en France ont été favorables. Jusqu’à maintenant, aucune pénalisation n’est envisageable avec même un report d’un an de la certification Qualiopi. Le cas sera similaire pour les 4000 organismes de formation environ déjà certifiés (environ 4000). Les organismes de formation déjà engagés dans la démarche n’enregistreront aucun impact à leur niveau, même si l’audit est programmé ou que des non-conformités soient levées.
Légalement, ces nouveautés ont fait entendre que les certifications délivrées avant le 1er janvier 2021 disposeront d’une période de validité de 4 ans au lieu de 3 ans, pour le premier cycle d’audit.
Par ailleurs, les audits réalisés avant le 1er janvier 2021 pourront se faire à distance pour que les organismes de formation activement engagés ne soient pas frustrés dans leur élan. Wouhaouuuu !!!
Toutefois, les organismes certificateurs peuvent cependant proposer un audit en présentiel. La levée des non-conformités est également aménagée dans certaines conditions dont les détails suivront. Une prolongation de trois mois a été donnée pour les échéances des labels/certifications de la liste Cnefop.
La mise en œuvre du processus Qualiopi
Si la mise en place d’un système qualité aligné sur le Référentiel national Qualité n’aurait pas été effective, il doit être difficile d’envisager un audit avant le 31 décembre 2020. Cependant et avec son application avec les conséquences de la Covid 19, il est possible de profiter du report de la date limite au 1er janvier 2022 pour mettre en place ou à jour le système de management de la Qualité.
Par contre, il peut arriver que le nécessaire n’a pas encore été effectué pour le système Qualité aussi bien que pour le choix d’un organisme certificateur. Dans certains cas, la décision n’a pas encore été prise pour accepter le meilleur devis. Mais il n’y a aucune raison de freiner ou de ralentir les activités.
Les raisons en sont valables. La certification décrochée avant le 1er janvier 2021 aura une validité de 4 ans et l’audit initial avant cette date peut se faire à distance. Par ailleurs, l’audit de surveillance se fera lui-même sur les lieux.
Il est très important de noter qu’avec la signature d’un contrat avec un organisme certificateur, le document peut être déposé sur la plate-forme DataDock. Une demande de prolongement du référencement arrivé à échéance pourrait être établie. Les conditions resteront les mêmes que ce référencement soit basé sur un dossier DataDock ou sur un label/certification de la liste Cnefop.
Préparer Qualiopi avec le DataDock
Pour un organisme prestataire d’actions ayant les mêmes objectifs pour le développement de compétences (Opac), l’audit comportera sur 22 indicateurs communs du Référentiel national Qualité. En comparaison, pour les organismes de formation, il y aurait 24 indicateurs.
A chaque formation proposée, les indicateurs peuvent changer comme suit :
- Pour des parcours certifiants, les indicateurs seront le 3, le 7 et 16 ;
- Pour des parcours de l’alternance, l’indicateur sera le 13
- ou encore des AFEST ou [actions de formation en situation de travail, l’indicateur appliqué sera le 28.
Pour information, l’audit peut se faire sur une ou plusieurs catégories de prestation dont l’action de formation, le bilan de compétences ainsi que le VAE et/ou apprentissage.
Comment peut-on présenter un label et une certification de la liste CNEFOP.
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Avec un label/certification de la liste CNEFOP, les éléments requis peuvent être modifiés. Les avantages commenceront avec les modalités d’audit aménagées comportant neuf indicateurs au lieu de vingt quatre. La différence sur les indicateurs est considéré comme ayant été déjà évalués lors de l’audit durant lequel, le label a été attribué.
Il est nécessaire que ce label/certification soit encore valide ou que vous bénéficiiez d’un délai rallongé dû au Covid-19, comme indiqué juste ci-dessous.
Avec d’autres activités spécifiques se rapportant à la structure présentée, l’audit sera effectué sur les indicateurs relatifs. On tiendra compte des indicateurs qui s’y réfèrent dont :
- les parcours certifiants avec quatre indicateurs 3, 7, 8 et 15,
- de l’alternance (indicateur 13)
- ou encore des AFEST (Actions de Formation En Situation de Travail : indicateur 26).
L’audit initial de l’organisme prendrait au minimum une demi-journée au lieu d’une journée pour la catégorie « Action de formation » avec un seul site et un chiffre d’affaires < à 750 000 euros.
L’audit prendra plus de temps si l’organisme propose différentes catégories d’actions et selon son chiffre d’affaires.
Quant à l’audit de surveillance, il demandera tout au plus une demi-journée.
Information liée au Covid 19 :
Les échéances des labels/certifications de la liste Cnefop ont été prolongées de trois mois si elles arrivent à terme entre le 23 mars et le 23 juin 2020.
Pour rappel, la déposition d’un label/certification de la liste Cnefop sur la plate-forme du DataDock, peut faire bénéficier du référencement au DataDock jusqu’au 31 décembre 2021.
L’ audit Qualiopi à tenir et les solutions apportées aux non-conformités
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Deux situations peuvent subvenir à l’organisme de formation avec la signature d’un contrat pour un audit qui n’a pas encore eu lieu. Avec l’accord des deux parties, l’audit pourra être maintenu. Mais l’audit peut également être réalisé à distance lorsqu’il a lieu avant le 1er janvier 2021.
Si à l’issue de l’audit initial, il existe des non-conformités à redresser, leur traitement sera aménagé d’une façon classique. Les non-conformités sont à résoudre pour disposer de la certification.
Cinq conformités mineures correspondent une conformité majeure. Les éléments justifiant les corrections à apporter seront transmis par l’organisme de formation. Faute de traitements apportés pour justifier des actions correctives, la certification ne peut pas être délivrée.
La situation du Covid-19 conditionne un cadre flexible pour les actions correctives à présenter entre le 12 mars 2020 et le 23 juin 2020. Ces actions peuvent également avoir été détectées durant la période mentionnée. Les actions correctives peuvent être considérées comme avoir été réalisées à temps si elles sont effectuées avant le 31 décembre 2020.
Il est très important de noter les points suivants :
- si le label/certification de la liste Cnefop ou le référencement au DataDock arrivait à échéance, le fait d’avoir engagé la démarche Qualiopi joue en faveur du tiers.
- Il est également possible de soumettre le contrat contrat signé avec l’organisme certificateur sur la plate-forme DataDock pour demander le prolongement du référencement au DataDock.
Les conséquences pour un organisme non encore référencé au DataDock
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Il est possible déterminer le cas d’un jeune organisme de formation ou d’un organisme qui n’a été que très récemment concerné par les financements des OPCO. Sans Qualiopi ni DataDock, les deux types de cas ne peuvent bénéficier actuellement du financement.
Le cas d’une entreprise disposant de moins de 50 salariés réduirait les avantages de l’activité. Il est nécessaire de rappeler que la demande de référencement au DataDock se fait toujours et à distance sur la même plate-forme. La base serait tablée uniquement sur la transmission d’informations et d’éléments de preuve et non sur un audit réalisé par un organisme certificateur.
Un accord pour Qualiopi peut être confirmé en disposant d’un système Qualité aligné sur le Référentiel national Qualité. Toutefois, une plus longue période serait nécessaire pour disposer des résultats en tenant compte des délais pour fixer l’audit puis d’éventuelles non-conformités à lever.
Autrement, il est possible de commencer par un référencement au DataDock, avant de soumettre le dossier à Qualiopi pour plus de facilité. Une fois que le dossier est conforme, le processus peut être rapide et prendre environ quelques semaines. Les démarches demandent quand même une persévérance.
Dans un second temps, la certification Qualiopi peut être soumise en alignant la démarche Qualité sur le Référentiel national Qualité.
Décrochée la certification QUALIOPI
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En 2020, 4000 organismes de formation environ ont été déjà certifiés « Qualiopi ». Les avantages pour avoir soumis le dossier en anticipation seront toujours honorées. La certification délivrée est valide pour quatre et non trois ans comme d’habitude. L’audit de surveillance pourra se dérouler lors de la deuxième ou de la troisième année. Par ailleurs, l’audit de renouvellement sera effectué lors de la quatrième année après la date de délivrance de votre certification.
Avec une certification soumise sur la plate-forme du DataDock, le référencement au DataDock pour les financements Opco sera automatiquement accordé. En fait, la certification Qualiopi garantit en effet à la fois le respect du Référentiel national Qualité du Décret n° 2019-565 du 6 juin 2019 et du « Décret Qualité » du 15 juin 2015.
Pour information, il faudrait savoir que la certification Qualiopi permet de bénéficier des financements publics sans avoir à répondre à des critères qui seraient propres à chaque structure.
Le Référentiel national Qualité est l’unique texte de référence.
